Datenschutzinformationen für Bewerberinnen und Bewerber
Datenschutzinformationen für Bewerberinnen und Bewerber gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich bei uns auf verschiedenen Wegen zu bewerben.
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie sich für eine von uns ausgeschriebenen Stelle oder initiativ bewerben. Wir versichern, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten in Übereinstimmung mit geltendem Datenschutzrecht und allen weiteren gesetzlichen Bestimmungen erfolgt und Ihre Daten streng vertraulich behandelt werden.
Diese Datenschutzerklärung gilt ergänzend zu unserer bestehenden allgemeinen Datenschutzerklärung, in der Sie konkrete Informationen erhalten, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Webseitenbesuchs oder bei nicht bewerbungsspezifischen Themen verarbeiten.
1. Hinweis zur verantwortlichen Stelle und Kontakt
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren ist:
VM Finovia GmbH Steuer- und Rechtsberatung
Zweigstraße 10
80336 München
Telefon: +49 89 9542877-0
E-Mail: info@vm-finovia.de
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte, Meldung von Datenschutzvorfällen sowie für Anregungen und Beschwerden hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie für den Widerruf Ihrer Einwilligung empfehlen wir, dass Sie sich unter: info@vm-finovia.de an uns wenden.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um ausgeschriebene Stellen anzubieten und das Auswahlverfahren durchführen zu können. Die Angabe Ihrer persönlichen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist freiwillig. Die Angabe personenbezogener Daten ist jedoch für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder den Abschluss eines Arbeitsvertrages mit uns erforderlich.
Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Anbahnung und Begründung des Beschäftigungsverhältnisses (auch bei Initiativbewerbungen und falls Sie für eine alternative Stelle in Betracht kommen): Wir verarbeiten Ihre Daten in erster Linie zur Begründung bzw. Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b i. V. m. Art. 88 Abs. 1 DS-GVO und § 26 Abs. 1 BDSG.
- Wenn wir Informationen aus Ihrem öffentlichen Profil auf beruflichen sozialen Netzwerken beziehen, stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse, eine Entscheidungsgrundlage für die Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit Ihnen zu bilden. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DS-GVO.
- Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, um Sie im Bewerberpool für zukünftige Stellenbesetzungen aufzunehmen: Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs.1 lit.a DS-GVO
- Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit.b und lit.f DS-GVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
- Sofern in Ihren Bewerbungsunterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DS-GVO enthalten sind, verarbeiten wird diese im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO und § 26 Abs. 3 BDSG.
3. Datenerhebung
Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten für das Bewerbungsverhältnis aus unterschiedlichen Quellen, um ihre Eignung für offene Positionen festzustellen.
- Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen: Wir verarbeiten zunächst personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung stellen. Dies gilt insbesondere für Ihre Bewerbungsunterlagen.
- Von Dritten erhobene Daten: Wir verarbeiten zudem – soweit erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von Dritten (z. B. einer Personalvermittlung, einer Stellenvermittlung) auf datenschutzrechtlich zulässige Weise erhalten haben. Wir können auch Daten erhalten, die Sie in beruflich orientierten sozialen Netzwerken, wie z.B. LinkedIn, öffentlich gemacht haben.
4. Daten und Datenkategorien, die wir verarbeiten
Bei der Bewerbung verarbeiten wir Daten von Ihnen, die wir durch die Bewerbungsunterlagen sowie durch Vorstellungsgespräche mit Ihnen erhalten. Dies können unter anderem die folgenden Daten bzw. Datenkategorien betreffen:
- Personenbezogene Angaben und Kontaktinformationen, wie z. B.:
- Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Privatanschrift, Geburtsdatum, nationale Identifikationsnummer, Geschlecht, Ehestand, Staatsangehörigkeit
- Besondere personenbezogene Daten, wie z.B.:
- Angaben von Gesundheitsdaten, Grad einer Schwerbehinderung
- Ausbildungs-, Leistungs- und Beschäftigungsdaten, wie z.B.:
- Angaben zu Schul- und Studienabschlüssen, berufliche Erfahrung, Kompetenzen, Leistungsbeurteilungen
- Bewerbungsunterlagen wie z.B.:
- Lebenslauf, Anschreiben, Bewerbungsfoto, Daten zur beruflichen Entwicklung, Qualifikationen, Sprachkenntnisse, Referenzen, wie auch u.a. Hobbys
5. Umgang mit Bewerberdaten
Weitergabe der Daten an Dritte
Für unser Bewerbungsverfahren nutzen wir die Plattform Personio (https://www.personio.de). Anbieter dieses Dienstes ist die Personio GmbH, Rundfunkplatz 4, 80335 München, Deutschland. Die Datenschutzerklärung von Personio finden Sie hier: https://www.personio.de/datenschutzerklaerung/.
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet, betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.
Weiterhin setzen wir Dienstleister ein, die uns in den Bereichen Hosting, Wartung und Support von IT-Systemen sowie Archivierung und Vernichtung von Dokumenten unterstützen und mit denen ebenfalls gesonderte Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen wurden.
Auftragsverarbeitung
Wir haben jeweils einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit den oben genannten Anbietern geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DS-GVO verarbeitet.
6. Aufbewahrungsdauer der Daten
Wir speichern Ihre persönlichen Daten für die Dauer von 6 Monaten. Dies ist erforderlich für die Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Weiterhin speichern wir Ihre Daten für diese Dauer, im Falle einer alternativen Stellenausschreibung, für die Sie ein*e geeignete*r Kandidat*in sind.
Sofern wir Ihnen kein Stellenangebot machen können, Sie ein Stellenangebot ablehnen oder Ihre Bewerbung zurückziehen, behalten wir uns das Recht vor, die von Ihnen übermittelten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO) bis zu 6 Monate ab der Beendigung des Bewerbungsverfahrens (Ablehnung oder Zurückziehung der Bewerbung) bei uns aufzubewahren. Anschließend werden die Daten gelöscht und die physischen Bewerbungsunterlagen vernichtet. Die Aufbewahrung dient insbesondere Nachweiszwecken im Falle eines Rechtsstreits. Sofern ersichtlich ist, dass die Daten nach Ablauf der 6-Monatsfrist erforderlich sein werden (z. B. aufgrund eines drohenden oder anhängigen Rechtsstreits), findet eine Löschung erst statt, wenn der Zweck für die weitergehende Aufbewahrung entfällt.
In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z.B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung (sechs bzw. zehn Jahre) bzw. der Dauer eines gerichtlichen Verfahrens und der anschließenden Verjährungsfrist.
Sofern es nicht zu einer Einstellung gekommen ist, Ihre Bewerbung aber weiterhin für uns interessant ist, fragen wir Sie, ob wir Ihre Bewerbung für künftige Stellenbesetzungen weiter aufbewahren dürfen.
Sofern Ihre Bewerbung erfolgreich ist und Sie einen Arbeitsvertrag unterzeichnen, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. In diesem Fall erhalten Sie weitergehende Informationen für Mitarbeitende über die Verarbeitung Ihrer Daten im Beschäftigungsverhältnis.
7. Ihre Betroffenenrechte
7.1 Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen, sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DS-GVO)
Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO (Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung) oder auf Art. 6 Abs. 1 lit.f DS-GVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen) beruht, haben Sie jederzeit das Recht, unter den im Gesetz genannten Voraussetzungen Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Dies trifft z.B. aus Gründen, welche sich aus ihrer besonderen Situation ergeben oder im Falle der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, zu. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Art. 21 Abs. 2 DS-GVO).
7.2 Auskunftsrecht
Sie haben das Recht zu erfahren, ob Sie betreffende personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden, welche personenbezogenen Daten dies ggf. sind, sowie weitere Informationen gemäß Art. 15 DS-GVO.
7.3 Berichtigungsrecht
Sie haben das Recht die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO). Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
7.4 Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 Abs. 1 DS-GVO genannten Gründe zutrifft und die Verarbeitung nicht für einen der in Art. 17 Abs. 3 DS-GVO geregelten Zwecke erforderlich ist.
7.5 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie sind berechtigt, eine Einschränkung bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 Abs. 1 Buchst. a) bis d) DS-GVO geregelten Voraussetzungen gegeben ist.
Dies besteht in folgenden Fällen:
- Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
- Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
- Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
- Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
- Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen
diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.
7.6 Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Weiterhin haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln oder zu erwirken, dass eine direkte Übermittlung durch uns geschieht, sofern dies technisch möglich ist. Dies soll immer dann gelten, wenn die Grundlage der Datenverarbeitung die Einwilligung oder ein Vertrag ist und die Daten automatisiert verarbeitet werden. Für nur in Papierform vorgehaltene Daten gilt dies demnach nicht.
7.7 Widerrufsrecht bei Einwilligung
Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.
7.8 Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Ihr Beschwerderecht können sie bei der zuständigen Aufsichtsbehörde wahrnehmen:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Postfach 606
91511 Ansbach
Telefon: 0981/180093-0
Telefax: 0981/180093-99
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.
Sollten Sie weitere Fragen zum Thema personenbezogene Daten haben, können Sie sich jederzeit an mich wenden. Bitte reichen Sie Ihre Anfrage schriftlich über die auf dieser Website genannten Kontaktdaten ein.
8. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Um entscheiden zu können, ob wir ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründen wollen, benötigen wir die vorstehend genannten personenbezogenen Daten. Ohne diese Daten können wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen. Eine Rechtspflicht zur Bereitstellung dieser Daten besteht im Rahmen des Bewerbungs-/Aufnahmeverfahrens jedoch nicht.
9. Automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nutzen wir keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Entscheidungsfindung.
10. Änderung der Datenschutzerklärung
Durch die stetige Weiterentwicklung unserer internen Prozesse, behalten wir uns das Recht vor die vorher beschriebenen Maßnahmen jederzeit anzupassen. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version der Datenschutzhinweise.
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und wurde von Juno- Datenschutz auf Augenhöhe erstellt.
Stand November 2024